Voorbeeldbrieven en mails Kies een brief en maak hem van jou. Bewerken in je browser · Download via onze server. Privacy
WatSchrijfIk

ZAKELIJK · EERSTE BETALINGSHERINNERING

Factuur nog open?
Herinner vriendelijk

Vraag om betaling zonder verwijt.
Begin met een kloppend overzicht van de factuur.

2 complete voorbeeldenZelf bewerkenKopiëren naar je mail
  1. 1 Kies je voorbeeld
  2. 2 Maak het persoonlijk
  3. 3 Controleer en kopieer

Voor een eerste, vriendelijke herinnering aan een zakelijke klant in Nederland. Alleen voor een onbetwiste factuur waarvan de afgesproken betaaltermijn is verstreken. Niet voor consumenten, een betwiste rekening of een formele aanmaning met juridische gevolgen. De voorbeelden voegen geen rente of incassokosten toe.

Controleer vóór je schrijft: is de factuur ontvangen, klopt de vervaldatum en zijn betalingen, creditnota’s en betaalafspraken verwerkt? Vraag geen bedrag dat niet meer of nog niet verschuldigd is. Deze pagina beoordeelt je vordering niet.

Zo gebruik je de mail: zet de woorden na “Onderwerp:” in het onderwerpveld en de rest in het berichtveld. Deze pagina verstuurt niets, voegt geen factuur toe en verwerkt geen betalingen.

Noteer wat je hebt gecontroleerdOptioneel · alleen als geheugensteun

Alleen in deze geopende pagina, gedeeld tussen de twee voorbeelden. Deze notities worden niet opgeslagen, geanalyseerd of meegestuurd in je mailtekst, kopie of download.

Welk voorbeeld past bij jou?

Een eerste herinnering voor het hele bedrag

De onbetwiste zakelijke factuur is vervallen en er is nog geen betaling of credit verwerkt. Controleer dat vlak vóór verzending. Het voorbeeld veronderstelt geen eerdere herinnering en voegt geen kosten toe.

JOUW VOORBEELDMAIL

De hele factuur staat open

Voorbeeld

Klaar met bewerken? Kopieer de tekst. Zet de woorden na ‘Onderwerp:’ in het onderwerpveld en de aanhef, tekst en afsluiting in het berichtveld van je mailprogramma. Controleer de ontvanger, het factuurnummer en het openstaande bedrag. Voeg zelf een factuurkopie toe als je die wilt meesturen. Deze pagina verstuurt niets. Word en PDF bewaren alleen je mailconcept; losse notities en bijlagen gaan niet mee.

Klik op een blauw invulveld of kies ‘Vrij bewerken’. Je kunt elke zin aanpassen.

Onderwerp: Vriendelijke herinnering aan factuur [factuurnummer]

Beste [naam contactpersoon],

Volgens mijn administratie staat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] voor [factuurbedrag] nog open. De afgesproken vervaldatum was [vervaldatum]. Daarom breng ik de factuur graag even onder uw aandacht.

Wilt u het bedrag alsnog overmaken met de betaalgegevens en het kenmerk op de oorspronkelijke factuur? Als u de factuur niet heeft ontvangen of er een vraag over heeft, hoor ik dat graag. Ik stuur u zo nodig een kopie of geef een toelichting.

Heeft u inmiddels betaald? Dank u wel. Laat u dan de betaaldatum en het gebruikte kenmerk weten, zodat ik de betaling kan terugzoeken. Kunt u nog niet betalen, neem dan even contact op.

Met vriendelijke groet,

[Je naam]
[naam bedrijf]
[Je telefoonnummer]

Kies een invulveld om te beginnen. Je kunt ook de hele mail vrij bewerken.

Je wijzigingen blijven in deze geopende pagina. Kopieer of download voordat je weggaat. Pas na bevestiging van een download gaat je brieftekst naar onze server om het bestand te maken; je notities niet. Word gebruikt daarbij een tijdelijk bestand. Lees hoe we je gegevens verwerken.

Wees duidelijk over de factuur, mild in je toon

Je hoeft niet te raden waarom een betaling uitblijft. Verwijs naar de juiste factuur en beschrijf wat je op dit moment in je administratie ziet. Vraag vriendelijk om betaling en geef de klant ruimte om een vraag of een al uitgevoerde betaling te melden.

HELE BEDRAG OPEN

Maak de rekening herkenbaar

Noem factuurnummer, factuurdatum, afgesproken vervaldatum en het openstaande bedrag. Het eerste voorbeeld past alleen als er nog geen betaling, creditnota of andere correctie is verwerkt. Controleer dit vlak vóór verzending.

DEEL AL ONTVANGEN

Erken wat er wel is betaald

Bedank voor de echte deelbetaling en vermeld het ontvangen bedrag en de datum. Vraag alleen om het gecontroleerde restant. Het tweede voorbeeld gaat uit van één deelbetaling zonder andere correcties. Bij meerdere betalingen, een creditnota of een betalingsregeling moet je eerst een passend saldo-overzicht maken en de tekst daarop aanpassen.

KVK adviseert eerst contact op te nemen als een klant niet binnen de afgesproken termijn betaalt. Een factuur kan bijvoorbeeld ontbreken; trek dus niet meteen conclusies over de reden.

Geen extra druk uit een standaardtekst

Deze voorbeelden bevatten geen nieuwe vaste termijn, rente, incassokosten of dreigement. Voeg die niet zomaar toe. Wil je een formele stap zetten of bestaat er discussie over de rekening, laat dan je concrete situatie juridisch beoordelen. Deze vriendelijke mail is daarvoor geen vervanging.

Controleer je administratie vóór je op verzenden drukt

Is het bedrag echt achterstallig?

Controleer de betaaltermijn die bij deze factuur hoort en eventuele latere afspraken. Neem niet automatisch een datum uit een voorbeeld over. Bij een betalingsregeling kan een volgend deel nog niet opeisbaar zijn. Bij twijfel over de termijn of de rekening gebruik je deze standaardherinnering niet zonder eerst duidelijkheid te krijgen.

Klopt het resterende saldo?

Bekijk recente ontvangsten, nog te verwerken betalingen en creditnota’s. Het tweede voorbeeld is alleen voor een eenvoudige situatie: factuurbedrag min één ontvangen betaling is het restant. Reken zelf na en vul alle bedragen met valuta in. Verander je één veld, dan rekent de pagina de andere bedragen niet opnieuw uit.

Zijn er ook correcties of meerdere deelbetalingen? Gebruik dan geen onjuist eenvoudig rekensommetje. Werk eerst je administratie bij en herschrijf de opsomming via Vrij bewerken. Vraag alleen het werkelijk openstaande, vervallen bedrag. De tekst is geen betalingsregeling en bevestigt ook geen nieuwe afspraak.

Wat als de klant al heeft betaald?

Laat ruimte voor een betaling die je nog niet hebt verwerkt. Vraag zo nodig alleen om de betaaldatum en het gebruikte kenmerk om die terug te vinden. Vraag niet om een volledig bankafschrift. Controleer de ontvangst voordat je nogmaals herinnert.

Gebruik de bestaande betaalgegevens

De voorbeelden verwijzen naar de betaalgegevens op de oorspronkelijke factuur en bevatten geen IBAN of betaallink. Controleer die gegevens zelf. Gebruik een herinnering niet om ongemerkt een nieuw rekeningnummer door te geven. Een wijziging vraagt om afzonderlijke, betrouwbare verificatie via een bekend contactkanaal.

Controleer ontvanger, onderwerp en bijlage

Stuur de mail aan de juiste zakelijke contactpersoon of financiële administratie, niet aan een brede groep ontvangers. Taaladvies.net over zakelijke e-mail helpt bij een helder onderwerp, korte alinea’s en het controleren van een genoemde bijlage.

De voorbeelden zeggen niet dat een factuur is bijgevoegd. Voeg je een kopie toe, controleer dan eerst of het de juiste factuur is en vermeld dat zelf. Word en PDF bevatten alleen de huidige herinnering, niet je factuur, notities of administratie. Bewaar je tekst voordat je deze pagina verlaat.

Gaat het nog om een offerte?

Vraag je naar een reactie op een voorstel, dan past de mail om een offerte op te volgen. Een offerte is geen openstaande factuur. Voor de algemene opbouw kun je de voorbeelden van een zakelijke brief en het overzicht van zakelijke brieven en mails bekijken.

Veelgestelde vragen over een vriendelijke betalingsherinnering

Wanneer stuur ik een eerste betalingsherinnering?

Controleer eerst of de afgesproken betaaltermijn is verstreken, of er al betaald is en of er latere afspraken zijn. Neem bij onduidelijkheid eerst contact op. Er staat bewust geen vast aantal dagen in de voorbeelden: de juiste timing hangt af van je factuur en afspraken.

Kan ik dit voorbeeld ook naar een consument sturen?

Nee, de voorbeelden zijn afgebakend tot zakelijke klanten en een onbetwiste, vervallen factuur. Gebruik ze niet als consumentgerichte aanmaning of als bewijs dat je aan wettelijke eisen voor vervolgstappen voldoet. Laat zo’n situatie afzonderlijk beoordelen.

Wat schrijf ik als een deel van de factuur is betaald?

Gebruik het tweede voorbeeld als één deelbetaling is ontvangen en er geen andere correcties zijn. Noem factuurbedrag, ontvangen betaling, ontvangstdatum en het zelf gecontroleerde restant. Bij een betalingsregeling of creditnota moet je eerst nagaan welk bedrag werkelijk te laat is.

Wat als mijn klant zegt dat er al is betaald?

Controleer je ontvangsten en vraag zo nodig om de betaaldatum en het betalingskenmerk. Vraag geen volledig bankafschrift. Stuur niet direct opnieuw dezelfde herinnering terwijl je de betaling nog onderzoekt.

Wat doe ik als de klant de factuur betwist?

Gebruik deze herinnering dan niet als standaardvervolg. Zoek uit waar de vraag of het bezwaar over gaat en controleer de afspraken en de geleverde prestatie. Laat je zo nodig adviseren over de concrete situatie voordat je een vervolgstap kiest.

Moet ik rente, incassokosten of een betaallink toevoegen?

Nee, deze vriendelijke voorbeelden bevatten die niet. Ze beoordelen niet of kosten of rente verschuldigd zijn. Verwijs alleen naar gecontroleerde betaalgegevens op de oorspronkelijke factuur. Voeg geen ongecontroleerde link of gewijzigd rekeningnummer toe.

Kan ik de aangepaste herinnering kopiëren of downloaden?

Ja. Vul de velden in of kies Vrij bewerken. Kopiëren, Word en PDF gebruiken je huidige tekst, zonder losse notities of factuur. Plaats het onderwerp en bericht zelf in je mailprogramma, controleer ontvanger en eventuele bijlage, en verstuur de mail zelf.