ZAKELIJK · OFFERTE AFWIJZEN
Een ontvangen offerte afwijzen,
helder en vriendelijk.
Je hebt als zakelijke klant een offerte ontvangen en wilt die niet accepteren.
Kies een voorbeeld dat past bij je echte beslissing.
- 1 Kies je voorbeeld
- 2 Maak het persoonlijk
- 3 Controleer en kopieer
Voor zakelijke kopers die een ontvangen offerte nog niet hebben geaccepteerd. Je kiest een andere leverancier of besluit het project niet uit te voeren. Deze mails zijn geen annulering van een bestaande opdracht en geen afwijzingsbesluit in een aanbesteding. Ben je leverancier en wil je een aanvraag weigeren? Dan zijn deze voorbeelden niet voor jou.
Al akkoord gegeven, ook per mail of mondeling? Gebruik deze voorbeelden dan niet om dat akkoord ongedaan te maken. Controleer eerdere berichten en afspraken; laat bij twijfel je situatie beoordelen.
Zet de tekst na “Onderwerp:” in het onderwerpveld en de rest in het berichtveld van je mailprogramma. Deze pagina verstuurt niets.
Zet je beslissing op een rijOptioneel · alleen als geheugensteun
Alleen in deze geopende pagina, gedeeld tussen de twee voorbeelden. Deze notities worden niet opgeslagen, geanalyseerd of meegestuurd in je mailtekst, kopie of download.
Welk voorbeeld past bij jou?
De keuze is echt gemaakt en je hebt deze offerte nog niet geaccepteerd. Het voorbeeld sluit de aanvraag bij deze leverancier af, zonder om korting te vragen of een volgende opdracht te beloven.
We kiezen een andere leverancier
Klaar met bewerken? Kopieer de tekst. Zet de woorden na ‘Onderwerp:’ in het onderwerpveld en de aanhef, tekst en afsluiting in het berichtveld van je mailprogramma. Controleer de ontvanger, het offertenummer en je beslissing. Voeg geen vertrouwelijke offerte van een andere leverancier toe. Deze pagina verstuurt niets. Word en PDF bewaren alleen je mailconcept; losse notities en bijlagen gaan niet mee.
Maak de mail van jou
Vul in wat je weet. Je wijzigingen staan direct in de tekst. Ingevulde gegevens kun je hier blijven aanpassen.
Gebruik de gegevens uit de ontvangen offerte. Gelijke velden veranderen tegelijk. Controleer eerst of je namens je organisatie deze beslissing kunt doorgeven. Pas via Vrij bewerken ook de vaste tekst aan als je situatie anders is.
Een veld leegmaken zet het invulveld terug. Wil je een gegeven weglaten? Verwijder de bijbehorende regel of pas de hele zin aan via Vrij bewerken.
De invulvoorbeelden zijn fictief. Neem geen leverancierskeuze of projectbesluit over dat niet echt is genomen.
Je offerte en beslissing
Er zijn geen gekoppelde invulvelden. Pas je tekst aan via Vrij bewerken en controleer de ontvanger, de feiten en je bijlagen.
Alleen de gekozen mail wordt hersteld. De andere voorbeelden blijven behouden.
Controleer je mail voor de download
Is je beslissing duidelijk, klopt de aanleiding en gaat dit echt om een nog niet geaccepteerde offerte?
Dit is je eigen leescontrole, geen juridische beoordeling van je offerte, onderhandelingen of kosten. De download bevat alleen je huidige mailtekst, zonder notities of andere documenten. Er wordt niets verstuurd. Downloaden kan ook zonder de vakjes aan te vinken.
Klik op een blauw invulveld of kies ‘Vrij bewerken’. Je kunt elke zin aanpassen.
Onderwerp: Reactie op uw offerte [offertenummer] Beste [naam contactpersoon], Bedankt voor uw offerte [offertenummer] van [offertedatum] voor [omschrijving aanvraag]. Wij hebben besloten voor deze aanvraag een andere leverancier te kiezen. We maken daarom geen gebruik van uw aanbod. Ik laat u dit weten zodat duidelijk is dat er uit deze aanvraag geen opdracht voor u volgt. U hoeft voor deze aanvraag geen aangepast voorstel meer te maken. Dank u wel voor de tijd die u aan het uitwerken van de offerte heeft besteed. Met vriendelijke groet, [Je naam] [naam bedrijf] [Je telefoonnummer]
Kies een invulveld om te beginnen. Je kunt ook de hele mail vrij bewerken.
Je wijzigingen blijven in deze geopende pagina. Kopieer of download voordat je weggaat. Pas na bevestiging van een download gaat je brieftekst naar onze server om het bestand te maken; je notities niet. Word gebruikt daarbij een tijdelijk bestand. Lees hoe we je gegevens verwerken.
Zeg duidelijk wat je hebt besloten
Een vriendelijke afwijzing hoeft niet vaag te zijn. Bedank voor de offerte, noem de juiste offerte en geef je beslissing door. Vermijd “voorlopig misschien niet” als je keuze al vaststaat: daarmee blijft onduidelijk of je nog een aangepast voorstel verwacht.
Sluit deze keuze af
Het eerste voorbeeld zegt dat je voor deze aanvraag een andere leverancier hebt gekozen. Gebruik dat alleen als die keuze echt is gemaakt. De tekst noemt geen concurrent, prijsverschil of oordeel over de kwaliteit. Je hoeft geen vergelijking te verzinnen om beleefd te kunnen zijn.
Leg uit dat er geen opdracht volgt
Het tweede voorbeeld past als je organisatie het voorgenomen project niet uitvoert. Het gaat dus niet naar een andere partij. Is het alleen uitgesteld of ligt de beslissing nog open? Schrijf dat dan eerlijk via Vrij bewerken; gebruik geen definitieve afwijzing voor een besluit dat nog niet is genomen.
Een reden toevoegen zonder een discussie te openen
Wil je je keuze toelichten, noem dan kort één echt beslispunt dat je mag delen, zoals een planning die beter past. Een algemene afwijzing heeft geen verzonnen complimenten of uitgebreide vergelijking nodig. Vraag niet tegelijk om een lagere prijs als je beslissing al definitief is. Wil je juist onderhandelen, dan is een afwijzing niet het passende bericht.
Controleer eerst de offerte en eerdere afspraken
Geen handtekening betekent niet automatisch geen akkoord
KVK over offertes en akkoord geven legt uit dat akkoord ook per e-mail of een andere duidelijke bevestiging kan worden gegeven. KVK over overeenkomsten beschrijft dat een afspraak ook mondeling kan zijn. Kijk daarom niet alleen of er iets is ondertekend. Heb jij of een collega al akkoord gegeven, is werk gestart of bestaat daarover discussie? Laat dan eerst de afspraken beoordelen. Deze voorbeelden draaien geen overeenkomst terug.
Maak duidelijk welke versie je bedoelt
Neem het offertenummer en de datum over uit de offerte waarop je reageert. Controleer bij een herzien aanbod dat je niet per ongeluk de oude versie noemt. Is er geen offertenummer, vervang de verwijzing via Vrij bewerken door de datum en een herkenbare omschrijving. Een intern aanvraagnummer is niet altijd hetzelfde.
Stem af wie de beslissing doorgeeft
De voorbeelden gebruiken “wij” voor je organisatie en “ik” voor jou als afzender. Controleer intern of de beslissing vaststaat en of jij die kunt communiceren. Verstuur niet alvast een afwijzing terwijl iemand anders nog met de leverancier onderhandelt.
Doe geen toezegging uit beleefdheid
Je kunt bedanken voor het uitwerken van het voorstel zonder te beloven dat je bij een volgende opdracht terugkomt. Laat ook “we houden contact” weg als je dat niet van plan bent. Deel geen vertrouwelijke offertes, namen of tarieven van andere leveranciers om je keuze te verdedigen.
Behandel aparte kostenafspraken afzonderlijk
De mail zegt niets over eventueel afgesproken kosten voor het maken van de offerte of voorbereidend werk. Een afwijzing beslist niet automatisch of zulke kosten verschuldigd zijn. Controleer de concrete afspraken en voorwaarden. Bij onenigheid of twijfel is gericht advies nodig; voeg geen standaardzin over kosteloos annuleren toe.
Houd onderwerp en bericht overzichtelijk
Taaladvies.net over zakelijke e-mail adviseert een helder onderwerp en een beknopte opbouw. Antwoord je in een bestaande mailwisseling, behoud dan zo mogelijk het herkenbare onderwerp. De voorbeelden melden geen bijlage. Voeg zelf alleen een document toe als dat echt nodig en passend is.
Een Word- of PDF-download bevat je huidige tekst, niet de ontvangen offerte of je losse notities. Bewaar je tekst voordat je deze pagina verlaat.
Een andere stap in het offerteproces?
Wil je eerst een aanbod ontvangen, gebruik dan een offerteaanvraag. Heb je als leverancier zelf een offerte gestuurd en wacht je op een reactie? Bekijk dan de mails om je offerte op te volgen. Voor algemene structuur zijn er de voorbeelden van zakelijke brieven en het overzicht van zakelijke brieven en mails.
Veelgestelde vragen over een offerte afwijzen
Hoe wijs ik een offerte vriendelijk af?
Bedank voor het voorstel, maak de offerte herkenbaar en zeg duidelijk dat je er geen gebruik van maakt. Kies het voorbeeld dat bij je echte beslissing past. Een korte, respectvolle reactie is duidelijker dan een lange uitleg met beloften die je niet wilt doen.
Moet ik vertellen waarom ik de offerte afwijs?
Voor een gewone zakelijke reactie kun je je beperken tot je beslissing of een korte, echte toelichting toevoegen. Deze pagina bepaalt niet welke informatie jouw afspraken of een bijzondere procedure vereisen. Gebruik de voorbeelden niet voor een formele aanbesteding of een geschil. Verzin geen reden om de afwijzing zachter te laten klinken.
Wat schrijf ik als een andere leverancier is gekozen?
Gebruik het eerste voorbeeld als de keuze vaststaat. Het zegt voor welke aanvraag je een andere leverancier hebt gekozen, zonder die partij te noemen of vertrouwelijke prijsinformatie te delen. Wil je nog vergelijken of onderhandelen, stuur dan niet alvast deze definitieve afwijzing.
Wat als het project alleen is uitgesteld?
Dan klopt het tweede voorbeeld niet zonder aanpassing. Vertel dat de beslissing of uitvoering is uitgesteld en wees eerlijk over wat je nog niet weet. Beloof geen nieuwe datum of toekomstige opdracht als daar nog geen afspraak over is.
Kan ik dit gebruiken als ik al akkoord heb gegeven?
Nee. Deze voorbeelden zijn bedoeld voor een aanbod dat nog niet is geaccepteerd. Een eerder akkoord kan ook per mail of mondeling zijn gegeven. Bij een bestaande opdracht of twijfel daarover moet je eerst je afspraken laten beoordelen; dit is geen annuleringsmail.
Zegt deze mail dat ik geen kosten hoef te betalen?
Nee. De voorbeelden doen geen uitspraak over kosten voor een offerte, voorbereiding of reeds afgesproken werk. Controleer eventuele aparte afspraken en vraag bij twijfel advies. Gebruik geen belofte van kosteloosheid die je niet hebt laten beoordelen.
Kan ik de afwijzing bewerken en downloaden?
Ja. Vul je eigen gegevens in of kies Vrij bewerken. Kopiëren, Word en PDF nemen je huidige tekst over, zonder notities of losse bijlagen. Controleer ontvanger, onderwerp en bericht in je eigen mailprogramma. Je verstuurt de mail zelf.