ZAKELIJK · KOPIE FACTUUR AANVRAGEN
Een factuur kwijt?
Vraag een kopie op.
Help je leverancier de juiste factuur terug te vinden.
Met een factuurnummer, of met de gegevens die je wél hebt.
- 1 Kies je voorbeeld
- 2 Maak het persoonlijk
- 3 Controleer en kopieer
Voor zakelijke klanten die een kopie van een bestaande factuur bij hun leverancier willen opvragen. Je vraagt om hetzelfde document, niet om een nieuwe factuur, andere factuurgegevens of een creditnota. De voorbeelden zijn geen bezwaar tegen een rekening of verzoek om betalingsuitstel.
Kijk eerst in je mailbox, administratie en het klantenportaal van de leverancier. Heb je de kopie daar niet gevonden? Kies hieronder het voorbeeld dat past bij de gegevens die je kent. De pagina haalt zelf geen facturen op en verstuurt niets.
Zet de tekst na “Onderwerp:” in het onderwerpveld en de rest in het berichtveld van je mailprogramma. Je Word- of PDF-download bevat je verzoek, niet de factuur die je zoekt.
Zet de bekende gegevens op een rijOptioneel · alleen als geheugensteun
Alleen in deze geopende pagina, gedeeld tussen de twee voorbeelden. Deze notities worden niet opgeslagen, geanalyseerd of meegestuurd in je mailtekst, kopie of download.
Welk voorbeeld past bij jou?
Het factuurnummer is bekend, maar het document kun je niet terugvinden. Je vraagt om dezelfde factuur, niet om een gewijzigde versie. Vul alleen datums en klantgegevens in die je kent.
Ik ken het factuurnummer
Klaar met bewerken? Kopieer de tekst. Zet de woorden na ‘Onderwerp:’ in het onderwerpveld en de aanhef, tekst en afsluiting in het berichtveld van je mailprogramma. Controleer de leverancier en de gegevens van de gezochte factuur. Je kopieert je verzoek, niet de factuur zelf. Deze pagina verstuurt niets. Word en PDF bewaren alleen je mailconcept; losse notities en bijlagen gaan niet mee.
Maak de mail van jou
Vul in wat je weet. Je wijzigingen staan direct in de tekst. Ingevulde gegevens kun je hier blijven aanpassen.
Neem alleen gegevens over die je kunt controleren. Gelijke velden veranderen tegelijk. Weet je een datum of klantnummer niet? Verwijder het betreffende zinsdeel via Vrij bewerken in plaats van iets te raden.
Een veld leegmaken zet het invulveld terug. Wil je een gegeven weglaten? Verwijder de bijbehorende regel of pas de hele zin aan via Vrij bewerken.
De invulvoorbeelden zijn fictief. Gebruik je eigen referenties en controleer of je de factuur namens je organisatie mag opvragen.
Je factuurgegevens en aantekeningen
Er zijn geen gekoppelde invulvelden. Pas je tekst aan via Vrij bewerken en controleer de ontvanger, de feiten en je bijlagen.
Alleen de gekozen mail wordt hersteld. De andere voorbeelden blijven behouden.
Controleer je mail voor de download
Heeft de juiste leverancier genoeg informatie om de bedoelde factuur terug te vinden?
Dit is je eigen leescontrole, geen controle van de factuur, betalingsstatus of administratie. De download bevat alleen je huidige mailtekst, zonder notities of andere bestanden. Er wordt niets verstuurd. Downloaden kan ook zonder de vakjes aan te vinken.
Klik op een blauw invulveld of kies ‘Vrij bewerken’. Je kunt elke zin aanpassen.
Onderwerp: Kopie van factuur [factuurnummer] Beste [naam contactpersoon], Kunt u mij een kopie sturen van factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]? De factuur staat op naam van [naam bedrijf], met klantnummer [klantnummer]. Ik kan het document niet terugvinden in onze administratie. Het gaat om een kopie van de bestaande factuur, zonder wijzigingen in de gegevens. Als de kopie via ons klantenaccount beschikbaar is, hoor ik graag waar ik die kan vinden. Alvast bedankt voor uw hulp bij het terugvinden van dit document. Met vriendelijke groet, [Je naam] [naam bedrijf] [Je telefoonnummer]
Kies een invulveld om te beginnen. Je kunt ook de hele mail vrij bewerken.
Je wijzigingen blijven in deze geopende pagina. Kopieer of download voordat je weggaat. Pas na bevestiging van een download gaat je brieftekst naar onze server om het bestand te maken; je notities niet. Word gebruikt daarbij een tijdelijk bestand. Lees hoe we je gegevens verwerken.
Maak herkenbaar welke factuur je zoekt
De leverancier moet je verzoek kunnen koppelen aan de juiste klant en factuur. Begin met de referentie die je zeker weet. Een korte omschrijving helpt als je organisatie meerdere bestellingen heeft geplaatst.
Vraag gericht om hetzelfde document
Noem het factuurnummer, de factuurdatum en je organisatie. Voeg je klantnummer toe als je dat kent. Het eerste voorbeeld vraagt om een ongewijzigde kopie. Weet je de factuurdatum niet, verwijder dan het zinsdeel met die datum; gebruik niet zomaar de datum van je bestelling.
Help de leverancier zoeken
Noem het bestelnummer, de besteldatum en kort wat je hebt besteld. Vraag welke factuur daarbij hoort en om een kopie daarvan. Een bestelnummer is niet hetzelfde als een factuurnummer. Het tweede voorbeeld laat ruimte voor de mogelijkheid dat er nog geen factuur is opgesteld.
Gaat het om een dienst in plaats van een bestelling?
Vervang de bestelgegevens via Vrij bewerken door de echte contract- of projectreferentie, de betreffende periode en een herkenbare omschrijving van de dienst. Vraag om de bijbehorende factuur, zonder zelf een factuurnummer te bedenken. Bij meerdere deel- of maandfacturen moet je aangeven welke je zoekt.
Controleer voor je het verzoek verstuurt
Kijk of je de kopie zelf kunt vinden
Sommige leveranciers bieden facturen in een klantenaccount aan. CCV beschrijft bijvoorbeeld het downloaden en opvragen van factuurkopieën. De werkwijze verschilt per leverancier. Zoek in je eigen mailbox en administratie, of gebruik de bekende website van je leverancier. Deze pagina is niet aan een klantenportaal gekoppeld.
Gebruik alleen noodzakelijke gegevens
Begin met je organisatie en een herkenbare factuur- of bestelreferentie. Stuur niet meteen een volledig bankafschrift, identiteitsbewijs of gegevens van andere klanten mee. Vraagt de leverancier om aanvullende gegevens, controleer dan eerst het contact en wat echt nodig is. Vraag alleen documenten op waarvoor je bevoegd bent.
Controleer de afzender en onverwachte wijzigingen
KVK adviseert bij factuurfraude om afzender, referenties en rekeningnummer te vergelijken met je eigen administratie. Klopt iets niet of staat er ineens een ander rekeningnummer? Neem contact op via contactgegevens die je al kende, niet via het verdachte bericht. Het ontvangen van een kopie is op zichzelf geen reden om opnieuw te betalen.
Houd het verzoek los van een betalingsafspraak
De voorbeelden zeggen niet of de factuur betaald is en vragen geen nieuwe betalingstermijn. Gebruik een kopieverzoek niet als vervanging voor overleg over een betaling of een reactie op een herinnering. Controleer de betaalafspraken apart. Bij een geschil over de rekening is een gerichte reactie en zo nodig advies nodig.
Een kopie is geen correctie
Moet een naam, bedrag of andere factuurregel worden aangepast? Leg dat afzonderlijk uit aan de leverancier. Verander de ontvangen factuur niet zelf en presenteer je eigen aangepaste document niet als een factuur van de leverancier. Deze pagina beoordeelt geen btw, fiscale aftrek of boekhoudkundige verwerking.
Schrijf je als consument aan een bedrijf over een onduidelijk of onjuist bedrag? Gebruik dan de brief over een onjuiste factuur. Die pagina is niet voor zakelijke factuurgeschillen.
Maak de mail kort en compleet
Taaladvies.net over zakelijke e-mail adviseert een duidelijk onderwerp en beknopte alinea’s. Zet het verzoek vooraan, gevolgd door de gegevens die helpen bij het zoeken. De voorbeelden zeggen niet dat er een bijlage is meegestuurd.
Je kunt de tekst kopiëren naar je mailprogramma of je verzoek bewaren als Word of PDF. De losse notities en de factuur zelf zitten niet in die download. Bewaar je tekst voordat je deze pagina verlaat.
Zoek je andere informatie van de leverancier?
Voor de aankomst van een bevestigde bestelling is er de mail om een leverdatum op te vragen. Voor algemene opbouw kun je de voorbeelden van een zakelijke brief gebruiken. Bekijk ook het overzicht van zakelijke brieven en mails.
Veelgestelde vragen over een factuurkopie aanvragen
Wat zet ik in een mail om een factuurkopie te vragen?
Vraag duidelijk om een kopie en noem het factuurnummer als je dat hebt. Voeg je organisatie en beschikbare gegevens toe waarmee de leverancier kan controleren welke factuur je bedoelt. Houd onbekende gegevens niet als fictieve invulling in je mail.
Kan ik een kopie aanvragen zonder factuurnummer?
Ja, gebruik het tweede voorbeeld als je wel bestelgegevens hebt. Noem een echte bestelreferentie, datum en omschrijving. Ontbreekt ook een bestel- of klantnummer, verwijder dan via Vrij bewerken het hele zinsdeel met dat nummer, ook in de onderwerpregel. Laat de organisatie, omschrijving en andere bekende gegevens staan. Vraag de leverancier welke informatie nog nodig is; verzin geen nummer of datum. De leverancier kan daarmee niet altijd meteen de factuur vinden.
Is mijn bestelnummer hetzelfde als het factuurnummer?
Niet noodzakelijk. Een bestelnummer verwijst naar de bestelling, een factuurnummer naar de rekening. Noem elk nummer met de juiste omschrijving. Gebruik een betalingskenmerk ook niet automatisch als factuurnummer.
Wat als er nog geen factuur is gemaakt?
Dan is er nog geen bestaande factuur om een kopie van te ontvangen. Het tweede voorbeeld vraagt de leverancier dat te laten weten. Bespreek daarna wat de stand van zaken is; de tekst vraagt niet om een nieuwe of achteraf aangepaste factuur.
Betekent een kopieverzoek dat ik later mag betalen?
Gebruik dit verzoek niet als betalingsafspraak. De mail gaat alleen over het terugvinden van een document. Controleer je bestaande afspraken en neem apart contact op als er een vraag over de betaling of een herinnering is. De pagina beoordeelt je betalingsverplichtingen niet.
Kan ik hiermee een fout op de factuur laten aanpassen?
Nee, de voorbeelden vragen om een kopie van het bestaande document. Voor een fout moet je benoemen welke gegevens volgens jou niet kloppen en de leverancier om een reactie vragen. Gebruik de kopie niet om zelf namens de leverancier een gewijzigde factuur te maken.
Download ik hier de factuur of alleen mijn verzoek?
Alleen je huidige verzoek. Bewerk de voorbeeldmail en kopieer of download die als Word of PDF. De factuur moet je bij je leverancier ophalen of ontvangen. Deze pagina zoekt geen facturen, verstuurt geen mails en voegt geen documenten van je leverancier toe.